行動規範について ８

今回も前回に続きECHの行動規範について書いてみます。

ECHには行動規範があります。

入社した社員は入社時のオリエンテーションでECHの行動規範の説明を受けます。

行動規範を作っている目的は、各自が会社の中での行動で何か迷ったりした時の指針として思い出して欲しいことを記載しています。

この規範は強制するような意味で書いているのではなく、各自がこの行動規範を理解し、ECHの社員はこのような社員であるという模範と考えてください。

どれも私が今までの社会人経験の中で、やると良いことが起こってきた行動です。

今回はその一部について、その行動規範がある理由を書いてみます。

＜行動規範：仕事中＞

・スケジュールは必ず余裕も持って作り、トラブルがあってもリカバリできるものとする

・発表する資料は前日のうちに関係者へ配布する

・指示を受けたらメールで必ずすぐに確認（おうむ返し）をする

－　スケジュールは必ず余裕も持って作り、トラブルがあってもリカバリできるものとする　－

会社で行う業務には全て期日があります。

業務指示を受けたときは必ず「期日はいつですか？」と確認を行ってください。

その期日に向かって仕事を始めますが、突然仕事に取り掛かるのではなくまずはスケジュールを作ってください。

毎日どこまでやるといったスケジュールです。

特に1週間や1か月といった長い期間を必要とする仕事の場合は必ずスケジュールを作ります。

スケジュールを作ることで自分の仕事の中身が理解でき、いつまでに何をどこまで行っておかないと期日までに間に合わないといった事が明確になります。

そうすると、仕事の遅れなどが早期に発見でき、色々な対策を立てて遅れを取り戻すことができます。

また、スケジュールを作るにあたっては必ず余裕をもって作ってください。

普段の生活で体調を崩したり、家族の件などで他に用事ができたり、また急な仕事の依頼などが来ることもあります。

1週間に1日程度の予備日を設けて、突発的な事象が起こっても期日までに仕事をやり終えることができるようスケジュールを作ってください。

－　発表する資料は前日のうちに関係者へ配布する　－

私達の仕事は多くの資料を作ります。

その資料を使って会議を開き、相互確認や理解などを行います。

その資料を会議当日に参加者に配るや、会議が始まって参加者に配ることの無いようにしてください。

会議では複数の人が出てきます。

会議の場で資料を配ると、初めて資料を見た人はその資料を理解をするために一定時間の説明や理解するための時間が必要となります。

その会議の中で資料を理解するための時間が10分余計にかかると、参加者が6名いたときには合計10分×6名の1時間分の時間が無駄となります。

参加者へ事前に資料を配ることで、参加者自身の都合の良いときに資料を見ることができ、その内容を理解し、また疑問に思う点などが明らかになります。

そうすると、会議の時間が濃厚な検討の場となり、短時間で意味ある参加の場となります。

また、参加者が時間をかけて資料を見ることで、作成者が気づかなかったことなどに気づき、より精度の高い資料とすることができます。

－　指示を受けたらメールで必ずすぐに確認（おうむ返し）をする　－

会社での業務は口頭で言われたり、メールで指示されるなどして受けます。

その時に、自分が理解した内容を指示者に対して「今回の指示内容はこうゆうことですね」と具体的な内容としてメールに記述し返してください。

指示者と自分の間で、それまでに行ってきた業務が違ったり、元居た組織が違ってたりすると、言葉が持つ意味や「言わなくても分かるだろう」といった暗黙の了解事項などが異なる場合があります。

そこを明確にしないまま業務を行うと、指示内容と自分が行なった業務内容が違っているという事になる場合があります。

そういった事態を引き起こさないように、自分が理解した業務内容を改めてメールという文章にして指示者へ返します。

そこで指示者と自分との理解に間違いが無いかを確認します。

なお、口頭ではなく文章にする意味は、口頭で分かったつもりでいても文章にしてみると隠れていた曖昧項目などが明らかになることがあります。

2022/8/13